Herramientas Agile

¿Cómo usar las herramientas Agile en grandes empresas?

Cuando estoy trabajando con un equipo a veces me preguntan cual de todas las herramientas Agile me gusta mas. Es una pregunta recurrente que siempre surge, independientemente del perfil con el que trabaje. La formulan Product Owners, Scrum Masters, Analistas, Developers, etc. ¿A que se debe tanta inquietud? Otro hecho curioso es que aunque coincidamos en la herramienta, cada uno lo usa de una forma concreta, surgiendo debates sobre la mejor forma de utilizarlo.

Para mí responde a esa necesidad de estabilidad que tenemos como individuos, a ese miedo al cambio y a la incertidumbre. Si en un proyecto se opta por utilizar Jira, siempre habrá una voz contraria que contará las bondades de Trello porque lo usó en otro proyecto, u otro que hablará que el siempre lo ha gestionado con excel. Y aquí quizás esté la clave, en la palabra gestionado. Cuando nos preguntan por herramientas Agile realmente estamos hablando de herramientas de gestión.

Estas herramientas nos hace sacar nuestro manager interior, nuestro hommo controlatotus. Como buenos seres complejos nos gusta complicar las cosas hasta la saciedad, sacamos el hommo complicatotus y nos ponemos a ‘optimizar’ la herramienta para que cumpla al milímetro con todo lo que creemos que necesitamos.Configuramos las tarjetas, los flujos, las columnas, los disparadores, etc. Además lo tenemos que tener todo al principio, y todos debemos suscribirnos a ese proceso que tan sumamente bien ha realizado nuestro hommo planificatotus.

Cuando trabajamos en una gran empresa se tiende a utilizar herramientas Agile con una serie de reglas definidas. Vamos, resumiendo, una herramienta capada en gran medida. ¿Pero por qué hacemos esto? Según la empresa (que no hay que olvidar que es quien paga las herramientas) nos dirán que es para tener una visión global, un standard a nivel de compañía y principalmente para que no se vaya de madre. ¿Pero que esconden realmente esas explicaciones que nos dan desde la compañía en la que trabajamos? Posiblemente estemos hablando de la inercia de “Si no lo controlo, no puede funcionar”. Esta incercia la tiene muchas empresas y los managers de estas.

¿Que conseguimos con la estandarización?

La lógica nos dirá que si toda la compañía use la herramienta de la misma manera, esto nos va a facilitar trabajar todos al mismo nivel. Mismos campos, mismos flujos, mismos reportes, etc. Esto va a permitir que todos hablemos un lenguaje común y con las mismas reglas y pautas. Además podemos enfrentarnos a los problemas que surjan de manera mas controlada. Con esto nos va a resultar mas sencillo obtener la información, ya que sabemos exactamente lo que queremos buscar en cada momento.

¿Que perdemos o dejamos de lado?

Lo primero que perdemos al hacer esta standarización con tanto detalle es el sentido del primer valor del manifiesto Agile: ‘Individuos e iteracciones sobre Procesos y herramientas’. Esto suena muy tajante, pero si nos paramos a analizarlo estamos dedicando un esfuerzo muy grande a la herramienta y al proceso. Muchas veces vamos a utilizar el método del experto para hacerlo, olvidando las necesidades de las personas y como se van a comunicar y a trabajar con la herramienta. Además de paso ya violamos algún que otro principio, como el de ‘La simplicidad, o el arte de maximizar el trabajo no realizado, es esencial’.

Además estamos generando una burocracia en nuestra compañía que en muchos casos no es necesaria. Si estandarizamos algo para nuestra empresa eso llevará un mantenimiento que alguien tendrá que hacer. Cuanto mas grande sea nuestra compañía, mas control necesitaremos y dedicación. Por lo que en algunos casos podríamos llegar a dilatar acciones tan sencillas como generar un nuevo proyecto, generar un flujo o dar acceso a nuevos integrantes del equipo, horas, días o semanas dependiendo de la complejidad de las modificaciones a realizar. Además nosotros mismos nos estamos creando una gran dependencia tecnológica de una herramienta. ¿Que pasa si dentro de un año decidimos usar otra tecnología o herramienta?

¿Y entonces que podemos hacer?

La mejor opción es automatizar el provisionamiento de la herramienta Agile al máximo. Conseguir que cualquier persona pueda arrancar un nuevo proyecto en la herramienta en cuestión de horas. Démosles las herramientas con un mínimo indispensable, con una opción muy básica por defecto. Esta persona que ha arrancado un proyecto, por ejemplo el Product Owner, será el dueño y responsable último del uso de la aplicación, así como de los costes que se puedan generar derivados de su uso. A partir de ahí esta persona recibe una formación o guía para poder configurar su proyecto. Esta persona podrá empezar a a trabajar rápidamente, con una libertad absoluta para configurar su entorno y las decisiones.

¿Que ganamos con esta opción?

Le estamos trasladando el empoderamiento a las personas y no a la herramienta. Son los propios usuarios los que controlan sus herramientas, y las decisiones sobre estas, en base a sus necesidades en cada momento del proyecto.

Les estamos dando la confianza que tenemos en los equipos. Ellos son responsables de mantener el entorno sobre unas buenas prácticas y sobre todo desde la perspectiva de Agile.

Les estamos dando la propiedad sobre la herramienta del proyecto. La propiedad sobre su coste. Los propietarios de la herramienta son las personas que están en el proyecto día a día. Les hacemos dueños y responsables tanto de sus beneficios como de sus problemas y soluciones.

 

¿Y tu que opinas de las herramientas Agile?