La preparación es la clave del éxito

La preparación es una de las principales claves del éxito

La entrada de hoy tiene un título que parece de perogrullo. Sin embargo es algo que por la velocidad y el ritmo que llevamos en el trabajo del día a día nos cuesta mucho mantener. Muchas veces no nos enfrentamos al trabajo y a las situaciones que en este se producen con la suficiente preparación. Esta falta de preparación nos lleva a no saber hacer frente a algunas situaciones que ocurren y nos impide tener una opción rápida con la que seguir adelante.

“El éxito no se compra a crédito, hay que pagarlo por adelantado”

Me vais a permitir que me salga un poco de la temática de este blog con el siguiente video. Usaré para ejemplificar este post un video de otra de mis pasiones, la música. El ejemplo que os traigo ahora es un gran ejemplo de lo que una buena preparación nos puede aportar.

Imaginaos que sois un concertista de piano de fama mundial. Nadie pensaría que los pianistas simplemente llegan y tocan lo que sea. Se requiere mucho tiempo de estudio y de preparación. Estudio teórico, estudio práctico, horas y horas de estudio y práctica. Ahora imaginad que habéis estado semanas preparando una obra con una orquesta. 8 horas al día estudiando apenas 25 minutos de música. 25 minutos en la que tu trabajo debe destacar por encima de toda una orquesta. Delante de cientos de personas. Ahora imaginad que tras todo ese esfuerzo, 24 horas antes del concierto, durante el primer ensayo con la orquesta, con público asistente y empieza a sonar unos acordes que no tienen nada que ver con lo que te has preparado. ¿Que creéis que os pasaría? ¿Cómo os sentiríais? Pues eso mismo le pasó a Maria Joao Pires, se preparó un concierto que no era el que tenía que estrenar. Observar la situación y lo que ocurre después.

El resultado es increible, fue capaz de tocar un concierto que no había estudiado recientemente de memoria y sin equivocarse. ¿Cómo es posible? Pues porque años atrás ya tocó este concierto y para tocarlo previamente se lo preparó. Podríamos pensar, vaya suerte, que memoria tan buena, pero no está ahí la clave. La clave es la preparación, una increíble preparación tanto técnica como de la obra años atrás.

El 90% del éxito está en la preparación

Una buena preparación en Agile

Ahora hablemos de como puede ayudarnos una buena preparación en nuestro día a día cuando trabajamos en Agile. Aunque no debería ser algo exclusivo de Agile, debería ser universal a cualquier trabajo. Debemos tener una buena preparación para prácticamente cualquier situación. Trabajar en Agile no es ir improvisando a todos lados, todo lo que hagas tiene que tener una buena preparación.

¿Que pensáis que ocurriría si fuéramos a un Sprint Planning de Scrum sin haber trabajado y preparado bien el Backlog? ¿Imagináis que diéramos una formación simplemente con nuestros conocimientos? ¿Y si fuéramos a un Sprint Review sin ni siquiera saber como ha ido el Sprint?

Muchos equipos creen que por el mero echo de hacer las reunión de un framework de trabajo ya lo ejecutan correctamente. Sin embargo como ya sabemos la preparación es lo importante. Esto ocurre de manera mas exagerada en las retrospectivas. El Scrum Master coge un par de dinámicas al azar, y luego a ver que pasa, a pecho descubierto, improvisando. Esto nos lleva a que la ejecución no sirva para obtener problemas reales, sino mejoras muy superficiales.

Debido a esto es por lo que por ejemplo recomiendo a los Scrum Masters que preparen muy bien las retrospectivas. Una buena preparación de la retrospectiva(por poner un ejemplo de sesión preparada), en base a lo que hemos observado durante el Sprint nos pone en una situación privilegiada a la hora de afrontar una sesión que puede convertirse en algo muy duro.

La preparación aumenta nuestra flexibilidad y nuestro sentimiento de libertad

Pautas para una buena preparación

No hay una fórmula mágica para tener una buena preparación, pero si que os voy a dar unas pautas que a mi me funcionan bastante bien.

Una buena preparación requiere tiempo.

No tengas miedo en dedicarle un espacio de 2 – 4 horas a preparar una sesión de 1 hora, o incluso mas si es una sesión importante. Como hemos visto en el video anterior, una buena preparación puede ser la diferencia entre un éxito o el fracaso. No tengamos miedo a invertir tiempo en preparar algo. Ya se lo que vais a argumentar, que no tenéis ese tiempo, que tenéis muchas cosas que hacer, que no os dejan, etc. Es importante que le demos a la preparación la importancia que tiene. Si no somos nosotros los que respetamos los tiempos de preparación necesarios no vamos a ser capaces de que los demás nos respeten esos tiempos.

La preparación por escrito ayuda.

Preparar algo por escrito nos da una visión muy buena para la resolución de problemas. Al prepararlo por escrito solemos explorar diferentes alternativas, en lugar de quedarnos solo en una. Es un proceso creativo que nos beneficia. El llevar preparado una sesión o una entrevista, o cualquier cosa por escrito nos ayuda a fijarnos en otros detalles durante su ejecución. Nos permite escuchar al resto de personas, nos permite observar sus reacciones e incluso porque no, disfrutar de la ejecución.

Una ganancia de tiempo

La preparación de una reunión, sesión o entrevista debemos verlo como una inversión de tiempo. La experiencia nos dice que cuando hemos preparado correctamente una reunión, somos capaces de ejecutarla en mucho menos tiempo. ¿Cuantas veces habéis ido con una buena preparación a una reunión de un par de horas y habéis terminado en menos de una hora? La ganancia de tiempo es muy alta, por lo que hay que invertir en una buena preparación para optimizar las reuniones que tengamos.