Mapa mental pre retro

Preparando una retrospectiva para el éxito

Como ya comenté en el artículo anterior: La preparación es una de las principales claves del éxito, la preparación es un tema dejado normalmente de lado, pero mucho mas importante de lo que pensamos. Una retrospectiva va mucho mas allá de coger 1 página con 5 dinámicas y ejecutarlas en una o dos horas. Otros utilizan siempre la misma dinámica y así ya tienen gran parte del trabajo hecho, solo hay que hacer lo de siempre y ya está. Otros ni siquiera preparan nada especial, simplemente se sientan y hablan. Puede que en algunos caso nos parezca que funcionan bien, pero mucho otros no vamos a conseguir mas que arañar los problemas y buscar soluciones superficiales que no nos van a dar una verdadera mejora. Básicamente se traduce a que eso no sirve de nada, es decir esas retrospectivas no aportan nada.

Muchas veces nos olvidamos de la importancia de una retrospectiva, y por lo tanto lo importante que es llevarla bien preparada. Muchos Scrum Masters, o facilitadores, no le dedican el tiempo suficiente para su preparación. Cogen 4 o 5 dinámicas, las ejecutan y esperan que la divina providencia haga que la gente saque los problemas y soluciones necesarias. Y claro, esto no ocurre.

Y dicho esto, ¿cómo preparamos una retro?

El objetivo

A la hora de preparar una retrospectiva tenemos que tener muy claro cual es el objetivo que perseguimos con ella. Aquí muchos diréis que el objetivo está claro. Mejorar, sacar los problemas, encontrar acciones de mejora, etc. Son respuestas muy válidas, pero superficiales. Cada retrospectiva es diferente dependiendo de la situación del equipo y del momento de este. Las dinámicas que van bien con un equipo, no son las mismas que van bien con otro. Incluso mas aún, las dinámicas que funcionan con un equipo hoy, no tienen que funcionar bien dentro de 2 meses o incluso 2 semanas. Vivimos en un constante cambio y es algo que tenemos que tener presente.

Y entonces, ¿a que me refiero cuando hablo de “El objetivo”? Pues me refiero al objetivo concreto de esta sesión. Me explico. Imaginad que tenemos un equipo nuevo, que es su primera retro. Gente que nunca ha trabajado juntos, están casi toda la iteración callados, trabajan en solitario. Para cualquier facilitador tendría que resultarle fácil ver que el objetivo que tiene que ayudarle a diseñar su retrospectiva es la comunicación. Puede ser que ese no sea un problema realmente, pero si creemos que existe un problema, puede ser muy útil que hablemos de comunicación.

Otro ejemplo completamente diferente sería un equipo en los que estiman por encima de su capacidad. Equipos en los que hay un jefe de proyecto encubierta, etcétera. Muchos diréis que eso es manipulación, pero gran parte del trabajo de un Scrum Master o Agile Coach es hacer que los problemas realmente salgan a la luz. Puede que estemos equivocados, pero llevar una estrategia nos ayudará a que afloren estos problemas.

El tipo de retro

Una vez que tenemos claro cual es el objetivo que perseguimos tendremos que decidir que tipo de retrospectiva nos encaja mas. Puede ser que necesitemos una retrospectiva donde la gente hable mucho o precisamente todo lo contrario, una retrospectiva silenciosa, en la que la gente se pueda expresar de manera sincera sin miedo a consecuencias. Puede que necesitemos una retro con dinámicas sencillas o por el contrario una retrospectiva a medida con dinámicas no usadas antes. O incluso puede que lo único que necesitemos sea sentarnos en círculo y hablar. Por desgracia no podemos saber como se va a desarrollar una retrospectiva, sin embargo tener un objetivo nos puede ayudar en gran medida a que sea un éxito.

Las dinámicas

Teniendo claro el objetivo y habiéndo dedicado un buen espacio de tiempo a prepararlo, las dinámicas van a venir solas. En el caso de haber elegido la famosa receta de los 5 pasos. A mi me funciona lo siguiente. Cojo la lista de dinámicas por fase, si alguien no sabe donde encontrarlas hay muchas en Retr-O-mat, de Corinna Baldauf. Las reviso una a una, aunque me las conozco bastante de memoria tras unas cuantas retros. Apunto los números de aquellas dinámicas que me interesan para cada fase y luego veo como encajan unas con otras. Puede ser que os interese que se alimenten unas dinámicas con las anteriores o simplemente generar un contexto de información adecuado para la siguiente fase. Una vez tengo la lista de dinámicas me las estudio bien, para entenderlas y llevarlas bien preparadas. Ya que si tengo dudas en las dinámicas no voy a saber explicarlas bien. Además puede ser que requiera material concreto que no tengo. Seguro que ya sabéis lo mal que queda un facilitador que no sepa explicar bien una dinámica que va a usar.

Mapas mentales

Otra forma muy interesante es elaborar un mapa mental de la retrospectiva. Con ello podremos tener siempre claro que posibles temas, siempre bajo nuestra visión, sacarán los participantes de la retrospectiva. Además nos puede ayudar muy bien a recordar y aprender sobre el equipo.

Elaborar un mapa mental de una retrospectiva es muy sencillo:

  1. Apuntamos en el centro la retrospectiva como tal
  2. Creamos diferentes ramas que parten de la central
    1. Objetivo
    2. Dinámicas
    3. Acciones
  3. Dentro de cada una de esas ramas vamos creando nuevas ramas con las ideas que creamos que pueden sacar en la retro.
  4. Una vez en la retrospectiva las confirmaremos y añadiremos las nuevas.
Mapa mental pre retro
Mapa mental pre retro

La ejecución

Si hemos realizado una buena preparación no vamos tener ningún problema con la ejecución de la retro. Aunque es importante que aunque llevemos la retro muy bien preparada sepamos que el plan puede cambiar y tendremos que adaptarnos a lo que vaya ocurriendo. Recordar tener siempre presente el manifiesto, Respuesta ante el cambio sobre seguir el plan.

La confirmación del plan

Si habéis optado por hacer un mapa mental es posible que la confirmación de vuestra retro sea algo muy fácil. Muchos temas de los que habías pensado que salieran a lo largo de la retrospectiva han ido saliendo. Además podrás completar el mapa mental con aquellas ideas o temas nuevos que vayan saliendo. Esto será una documentación muy valiosa que podemos entregar al equipo como memoria de la retro.

Mapa mental post retro
Mapa mental post retro

Tiempos

Sobre los tiempos de preparación dependerá mucho de la retro en concreto y de cada situación. A medida que vayas preparando diferentes retrospectivas el tiempo de preparación se irá viendo reducido debido al aprendizaje que adquieres. Al principio suelo recomendar que os reservéis una tarde, es decir entre 2 a 4 horas para preparar la retro. Luego con 1 o 2 horas será suficiente.

¿Y vosotros? ¿Como preparáis vuestras retros? Espero vuestros comentarios.