horas extra

¿Por qué echar horas extra no mejora la productividad?

Hoy me he enterado de una situación en el trabajo que me ha llevado a relacionar varios conceptos. Hacer horas extra no implica un mejor rendimiento, la ley de Parkinson y el síndrome del estudiante. Con esta asociación creo que podemos sacar conclusiones bastante interesantes.

Echar mas horas en el trabajo

Un equipo al que estoy acompañando en la transformación Agile ha recibido una consigna por parte de su empresa. Tenemos que echar mas horas porque no estáis sacando el trabajo al ritmo que habíamos dicho. Obviando que el hecho de que otros hayan dicho que se llega o no, no nos hace responsable de dicho compromiso, lo que ocurrió, es que la jornada se alargó de 09:00 a 19:30 en lugar de 09:00 a 18:00. ¿Podéis adivinar que pasó? La gente se rebeló, el cliente se enfadó con la empresa, el trabajo siguió sin salir a pesar de que la gente trabajaba 1 hora y media mas cada día. ¿Por qué? Esto me hizo reflexionar sobre el por qué echar mas horas no resulta como esperan los que solo conocen esa solución.

La ley de Parkinson

Para los que no la conozcan La ley de Parkinson es un enunciado que dice lo siguiente:

El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.

¿Qué significa esto? Simplificando mucho viene a decir que si me das 2 semanas para realizar un trabajo lo haré en dos semanas, pero si me das 5 lo haré en 5 aunque realmente hubiera podido hacerlo en 2.

Y si utilizo tiempos muy cortos y así hacen el trabajo en menos tiempo?.

Muchos diréis, pues la clave entonces es poner tiempos muy cortos. Cuidado con esto. Poner tiempos muy cortos ayuda cuando en esos tiempos es posible realizar dicho trabajo. No por acortar los tiempos va a salir el trabajo mas rápido. Un trabajo a realizar tiene un tiempo mínimo que le va a llevar a una persona desarrollarlo. Y además para cada persona ese tiempo es completamente diferente. ¿Entonces para qué sirven los tiempos cortos? Pues deberían ayudarnos a mantener el foco, pero como ya he dicho siempre que el tiempo sea suficiente para realizar el trabajo. El tiempo no debe utilizarse  como medida de presión o de miedo, sino como una herramienta para hacer lo que nos aporta mas valor en el tiempo que tenemos. Tiempos cortos sin estar dispuestos a hablar y negociar es una trampa.

El siguiente gráfico ilustra como se distribuye el esfuerzo al realizar una tarea a lo largo del tiempo. Podemos ver que la mayor parte del esfuerzo se distribuye al iniciar la tarea. Sin embargo luego el esfuerzo se relaja y la tarea se acaba cuando se llega al tiempo dado para la tarea, aunque posiblemente hubiéramos podido terminarla antes.

El sindrome del estudiante

Otro síndrome a tener en cuenta para ver los comportamientos de los equipos es el Síndrome del estudiante. El síndrome del estudiante es un tipo de procastinación. Se refiere al fenómeno por el cual las personas comienzan a dedicarse seriamente a una tarea que les fue asignada solamente cuando la fecha de entrega se acerca. No es que la gente no lo quiera hacer, si no que tiende a aplazarlo y ponerse seriamente cuando la fecha se acerca.

Esto está muy relacionado en Agile con el hecho de la duración de las iteraciones. Si ponemos iteraciones muy largas ocurre que al principio tendemos a “pajarear” más y dejar el trabajo duro o difícil para el final. Exactamente igual que cuando un estudiante tiene que hacer un trabajo y acaba haciéndolo 2 días antes de la entrega.

Si combinamos tanto la ley de parkinson como el síndrome del estudiante y el forzar una jornada laboral mas larga por norma no vamos a obtener en teoría la mejora que esperamos. Lo que posiblemente ocurra es que se procastine el trabajo y se ejecute mas tarde en el tiempo.

Para poner un ejemplo mas real y vivido en mis propias carnes. Cuando a un equipo de desarrollo les dices que tienen que quedarse 2 horas mas cada día (muchas veces por apariencia, porque así el cliente, “que es tonto”, ve que estamos trabajando mucho). Se dilata la jornada laboral, pero también se relajan y se dilatan los tiempos de relax. En esa situación unos compañeros decidieron que iban a comer en 2 horas en lugar de 1 hora. Cuando les preguntaron por qué dijeron que ya que iban a quedarse mas tiempo por la tarde, pues comían mas tranquilos, y desconectaban mas. Imaginad que pasaba con el café varias veces al día.

Es decir el esfuerzo total iba a ser el mismo, o incluso menos, lo único que si me obligas a estar mas tiempo dilataré mis tareas para cubrir el 100% del tiempo dado. Esto lo haré por medio de la procastinación.

El siguiente gráfico ilustra como se distribuye el esfuerzo al realizar una tarea a lo largo del tiempo. Podemos ver que la mayor parte del esfuerzo se distribuye al final del tiempo dado. Lo que ocurre con esta situación es que es posible que no acabemos la tarea a tiempo.

¿Entonces cómo conseguimos que la gente esté enchufada?

Es sorprendente pero para motivar(enchufar) a las personas a un trabajo muchas veces no necesitamos hacer grandes virguerías. Una aproximación que me gusta es la de Daniel Pink con Drive. Donde habla de:

  • Autonomía:  Nos gusta poder dirigir nuestro comportamiento nosotros mismos.
  • Maestría: Deseamos ser cada vez mejores en lo que nos importa.
  • Propósito: Necesitamos conectar la conquista de la excelencia a algún propósito superior.

Fácilmente podemos ver que al forzar un horario de mas horas estamos matando esos tres pilares de la motivación. Veamos de que forma:

Autonomía: Ya no puedo elegir el tiempo de trabajo. Tengo que quedarme a cumplir un horario a veces no negociado y la decisión no ha sido mía. No puedo dirigir mi comportamiento al completo.

Maestría: ¿Qué más da que haga mi trabajo de manera excelente si voy a tener que seguir quedándome hasta tarde? Además el trabajo que realizo quieren que salga adelante, pero no que se haga con una excelencia. Simplemente que salga, aunque sacrifiquemos la calidad.

Propósito: ¿Qué sentido tiene el quedarme si aun así el trabajo no sale? ¿A quién beneficia esta situación? Realmente salen ganando las empresas y los jefes, pero los que se quedan a echar horas están descontentos.
Resumen

Tras reflexionar sobre este caso podemos llegar a diferentes conclusiones:

  • Echar mas horas no funciona para conseguir un trabajo en menos tiempo.
  • La motivación de los equipos baja mucho
  • Esto les hace aplicar de manera inconsciente la Ley de parkinson y el síndrome del estudiante.
  • No es que la gente no sea profesional, es que ante una medida de presión injusta el rendimiento baja por lo que muchos llamarían “supervivencia”